Najczęstsze bolączki służb utrzymania ruchu – z jakimi wyzwaniami mierzą się działy UR?

Wprowadzenie

Jakie są największe bolączki służb utrzymania ruchu? Utrzymanie ciągłości produkcji wymaga nie tylko sprawnych maszyn, ale również odpowiedniej organizacji pracy, dostępności części zamiennych, wiedzy technicznej i możliwości szybkiego reagowania na nieplanowane zdarzenia. Znaczna część tej odpowiedzialności spoczywa na służbach utrzymania ruchu. Ich praca nie ogranicza się do naprawiania maszyn. Obejmuje planowanie przeglądów, działania prewencyjne, modernizacje, współpracę z produkcją, zakupy techniczne, zarządzanie zespołem czy kontakt z dostawcami. Wszystkie te zadania trzeba realizować w środowisku, w którym nieplanowana awaria może w jednej chwili zmienić wcześniej ustalone priorytety.

Skalę tych problemów pokazuje nasz raport ,,Służby Utrzymania Ruchu. Problemy, wyzwania i współpraca z dostawcami”. Został stworzony na podstawie badania przeprowadzonego wśród 112 decydentów z polskich firm produkcyjnych. 55% badanych wskazuje na nadmiar obowiązków, 51% na presję czasu, a 39% przyznaje, że codzienna praca wiąże się z „gaszeniem pożarów”. Jednocześnie 71% kierowników pozytywnie ocenia ostatni rok swojej pracy. Pokazuje to specyfikę utrzymania ruchu – wysoka presja i liczne problemy nie muszą być traktowane jako sytuacja nadzwyczajna, a z czasem stają się częścią codziennego środowiska pracy.

Czego dowiesz się z artykułu?

• Za co odpowiadają służby utrzymania ruchu w zakładzie produkcyjnym?
• Jakie problemy najczęściej pojawiają się w codziennej pracy działów UR?
• Dlaczego brak czasu i presja produkcji są tak dużym wyzwaniem?
• Jak awarie wpływają na sposób zakupu części zamiennych?
• W jaki sposób działy utrzymania ruchu ograniczają skutki nieplanowanych zdarzeń?

Czym zajmują się służby utrzymania ruchu?

Podstawowym zadaniem służb utrzymania ruchu jest zapewnienie możliwie wysokiej dostępności technicznej maszyn, urządzeń oraz infrastruktury niezbędnej do prowadzenia produkcji. Odpowiedzialność UR to zarówno reagowanie na awarie, jak i podejmowanie działań, które mają ograniczyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia.

Zakres obowiązków służb utrzymania ruchu zależy od wielkości zakładu, jego organizacji oraz wykorzystywanych technologii. UR zajmuje się między innymi diagnozowaniem i usuwaniem usterek, planowaniem przeglądów, konserwacją maszyn, częściami zamiennymi, modernizacjami oraz współpracą z serwisami i dostawcami.

Tak szeroki zakres zadań sprawia, że nie każdy problem techniczny można rozwiązać samodzielnie. Dlatego ważne jest wsparcie producentów, serwisów i dostawców, na przykład przy identyfikacji komponentów lub doborze odpowiednich części zamiennych. Szczególnie istotne jest to podczas awarii, kiedy szybkie znalezienie właściwej części może skrócić czas przestoju maszyny.

Jakie są największe wyzwania i bolączki służb utrzymania ruchu?

Brak czasu i nadmiar obowiązków

Jednym z najbardziej charakterystycznych problemów utrzymania ruchu jest ciągły brak czasu. W badaniu nadmiar obowiązków wskazało 55% respondentów, a presję czasu – 51%. Problem nie wynika wyłącznie z liczby zaplanowanych zadań. Harmonogram UR może zostać w dowolnym momencie przerwany przez awarię wymagającą natychmiastowej reakcji. Zadania, które miały zostać wykonane danego dnia, zostają wówczas przesunięte, ale nie znikają. Po usunięciu usterki nadal trzeba do nich wrócić.

Podczas wywiadów brak czasu był jednym z tematów powtarzających się niezależnie od doświadczenia respondentów. Nawet osoby mające dobrze uporządkowane procesy wskazywały, że trudno znaleźć przestrzeń na wszystkie działania, które powinny zostać wykonane. Problem może dotyczyć nawet przekazywania wiedzy następcom – doświadczony kierownik i osoba przygotowywana do przejęcia jego obowiązków są na tyle zajęci bieżącymi zadaniami, że brakuje czasu na systematyczne wdrożenie.

Presja produkcji i odpowiedzialność za przestoje

Drugim źródłem presji jest bezpośredni związek pomiędzy pracą utrzymania ruchu a ciągłością produkcji. Dopóki maszyny pracują prawidłowo, działania UR mogą pozostawać niewidoczne dla pozostałych części organizacji. Sytuacja zmienia się w chwili awarii.

Presja jest szczególnie duża w zakładach, w których zatrzymanie kluczowej maszyny wpływa na cały proces technologiczny. W takiej sytuacji liczy się nie tylko prawidłowa diagnoza, ale również szybkość identyfikacji uszkodzonego elementu, znalezienia części zamiennej, dostarczenia jej do zakładu i wykonania naprawy.

Jednocześnie współpraca między utrzymaniem ruchu a produkcją nie zawsze jest łatwa. W badaniu 58% przedstawicieli UR wskazało współpracę z działem produkcji jako najtrudniejszą. Oba działy dążą do utrzymania ciągłości produkcji, ale mogą mieć inne podejście do pracy maszyn. Produkcji zależy przede wszystkim na tym, aby maszyna pracowała, natomiast UR musi również ocenić jej stan techniczny i ryzyko awarii. Dlatego czasami konieczne jest zatrzymanie urządzenia na przegląd lub naprawę, aby uniknąć poważniejszego problemu i dłuższego przestoju.

Więcej przeczytasz w naszym raporcie ,,Służby Utrzymania Ruchu. Problemy, wyzwania i współpraca z dostawcami”

„Gaszenie pożarów” zamiast planowej pracy

Aż 39% respondentów wskazuje „gaszenie pożarów” jako jeden z problemów występujących w codziennej pracy. Działanie reaktywne oznacza, że priorytety są ustalane przez aktualne awarie, a nie wyłącznie przez wcześniej przygotowany harmonogram. Im częściej występują takie sytuacje, tym mniej czasu pozostaje na prewencję, analizę przyczyn problemów, modernizacje czy rozwój kompetencji pracowników.

W ten sposób powstaje błędne koło: bieżące awarie ograniczają czas na działania zapobiegawcze, a ograniczona prewencja może utrudniać zmniejszenie liczby przyszłych problemów.

Co ciekawe, doświadczeni kierownicy nie zawsze określają takie sytuacje jako „problem”. Z przeprowadzonych wywiadów wynika, że po latach pracy szybkie reagowanie na awarie może być postrzegane jako naturalna część stanowiska. Respondenci mają świadomość, że nie wszystkie zdarzenia da się przewidzieć i starają się przede wszystkim tak organizować procesy, aby ograniczać ich konsekwencje.

Problemy kadrowe i przekazywanie wiedzy

Kolejnym istotnym wyzwaniem są problemy kadrowe, wskazywane przez 42% badanych. W utrzymaniu ruchu ich znaczenie jest szczególne, ponieważ kompetencji technicznych potrzebnych do samodzielnego diagnozowania usterek często nie można zdobyć w krótkim czasie. Znaczną część wiedzy pracowników stanowi doświadczenie dotyczące konkretnych maszyn i instalacji. Technik pracujący od wielu lat przy danej linii może znać charakterystyczne objawy usterek, historię modernizacji czy nietypowe rozwiązania zastosowane w urządzeniu.

Odejście takiego pracownika oznacza więc ryzyko utraty części wiedzy organizacyjnej. Tymczasem bieżąca presja może utrudniać systematyczne przygotowanie następców. W efekcie problem kadrowy dotyczy nie tylko liczby dostępnych specjalistów, ale również możliwości przekazywania kompetencji wewnątrz zespołu.

Współpraca z dostawcami pod presją czasu

Przy awarii dostępność części jest tylko jednym z elementów. Równie ważne okazują się kompetencje dostawcy i wiarygodność przekazywanych informacji. Raport ,,Służby Utrzymania Ruchu. Problemy, wyzwania i współpraca z dostawcami” pokazuje, że w zakupach awaryjnych 74% kupujących oczekuje reakcji dostawcy w czasie krótszym niż dwie godziny, a 90% badanych jest gotowych ponieść wyższy koszt części lub logistyki, jeżeli pozwoli to szybciej rozwiązać problem.

Z badania wynika, że w sytuacjach awaryjnych kierownicy często nie rozpoczynają od szerokiego rozeznania rynku. W pierwszej kolejności kontaktują się z dostawcą, któremu już ufają. Jeżeli ma część i może ją szybko dostarczyć, dalsze porównywanie ofert traci znaczenie.

Istotna jest przy tym uczciwa informacja. Jeżeli części nie ma, szybka odpowiedź pozwala natychmiast rozpocząć poszukiwania w innym miejscu. Znacznie większym problemem może być obietnica szybkiej dostawy, która później nie zostanie dotrzymana. Taka sytuacja wydłuża reakcję na awarię i może prowadzić do utraty zaufania do dostawcy.

Jak służby utrzymania ruchu radzą sobie z codziennymi wyzwaniami?

Nie wszystkie awarie można wyeliminować. Dlatego skuteczne utrzymanie ruchu polega zarówno na ograniczaniu prawdopodobieństwa ich wystąpienia, jak i przygotowaniu organizacji do szybkiego działania, kiedy problem już się pojawi.

Jednym z podstawowych narzędzi są działania prewencyjne: planowanie przeglądów, monitorowanie stanu maszyn, wymiana elementów eksploatacyjnych i odpowiednio wczesne przygotowywanie modernizacji. Im więcej prac można wykonać w trybie planowanym, tym większa możliwość porównania rozwiązań, zaplanowania budżetu i ograniczenia presji czasu.

Znaczenie ma również gospodarka częściami zamiennymi. Nie jest możliwe utrzymywanie na magazynie każdego komponentu, ale można identyfikować elementy krytyczne – szczególnie te, których awaria zatrzymuje produkcję, a czas dostawy jest długi.

Kolejnym sposobem jest budowanie sprawdzonego zaplecza dostawców. Badanie pokazuje, że w sytuacji awaryjnej znaczenie ma nie tylko cena, ale przede wszystkim dostępność, szybkość odpowiedzi, wiedza techniczna i zaufanie. Dostawca, który potrafi pomóc w identyfikacji nieznanego elementu, szybko zweryfikować magazyn i przekazać wiarygodny termin dostawy, przejmuje część zadań, którymi w przeciwnym razie musiałby zajmować się pracownik UR. Jeżeli część zadań można bezpiecznie przekazać kompetentnym partnerom, pracownicy utrzymania ruchu mogą skoncentrować się na działaniach wymagających ich bezpośredniej obecności w zakładzie.

Istotne jest również usprawnianie współpracy wewnętrznej. Utrzymanie ruchu, produkcja i zakupy patrzą na ten sam problem z różnych perspektyw. Dla produkcji najważniejsza może być ciągłość pracy, dla zakupów – kontrola kosztów i zgodność z procedurami, a dla UR – szybkie przywrócenie sprawności technicznej. Zrozumienie tych zależności pozwala inaczej organizować proces zakupów planowanych, a inaczej sytuacje awaryjne.

Podsumowanie

Służby utrzymania ruchu pracują pod dużą presją czasu. Od szybkości diagnozy, podjęcia decyzji i wykonania naprawy może zależeć długość przestoju oraz możliwość dalszej pracy maszyn. Wyniki badania pokazują, że do największych problemów UR należą nadmiar obowiązków, brak czasu, problemy kadrowe oraz konieczność ciągłego reagowania na nieplanowane zdarzenia.

Na codzienną pracę UR wpływają również dostępność części zamiennych, przepływ informacji, współpraca z produkcją i zakupami oraz wsparcie ze strony dostawców. Problemy w każdym z tych obszarów mogą wydłużać czas potrzebny na rozwiązanie awarii i zwiększać obciążenie zespołu.

Dlatego usprawnienie pracy utrzymania ruchu nie oznacza wyłącznie ograniczania liczby awarii. Ważne jest również takie przygotowanie procesów, aby w razie problemu można było szybko zdiagnozować jego przyczynę, znaleźć potrzebne części i przeprowadzić naprawę. Im mniej czasu zespół musi poświęcać na dodatkowe czynności organizacyjne, tym więcej może przeznaczyć na przeglądy, diagnostykę, modernizacje i inne działania planowe.

Warto również pamiętać, że efekty pracy UR są często najbardziej widoczne dopiero wtedy, gdy maszyna przestaje działać i pracownicy mają ,,pełne ręce roboty”. Tymczasem duża część zadań tego działu ma zapobiegać właśnie takim sytuacjom. Dlatego znaczenie ma nie tylko usprawnianie pracy samych służb utrzymania ruchu, ale także lepsza współpraca z innymi działami i zrozumienie roli UR w zapewnianiu ciągłości produkcji.

FAQ

Jakie są największe problemy służb utrzymania ruchu?
Do najczęściej wskazywanych należą nadmiar obowiązków, presja czasu, problemy kadrowe, dostępność części oraz konieczność reagowania na nieplanowane awarie.

Dlaczego brak czasu jest tak dużym problemem w utrzymaniu ruchu?
Nieplanowane awarie zmieniają wcześniej ustalone priorytety i ograniczają czas dostępny na przeglądy, prewencję, modernizacje oraz inne zaplanowane zadania.

Co oznacza „gaszenie pożarów” w utrzymaniu ruchu?
To reaktywny sposób pracy, w którym bieżące awarie i pilne problemy techniczne przejmują priorytet nad wcześniej zaplanowanymi działaniami.

Co jest najważniejsze przy awaryjnym zakupie części?
W sytuacji przestoju kluczowe stają się przede wszystkim dostępność odpowiedniego komponentu, szybkość reakcji i wiarygodna informacja o terminie dostawy.

Jak ograniczyć problemy utrzymania ruchu?
Pomagają między innymi działania prewencyjne, zarządzanie częściami krytycznymi, sprawne przekazywanie wiedzy, odpowiednie procedury awaryjne oraz współpraca ze sprawdzonymi dostawcami.