Spis treści
Wprowadzenie
Cyfryzacja zakupów technicznych w przemyśle kojarzy się przede wszystkim z automatyzacją produkcji, zbieraniem danych z maszyn czy systemami wspierającymi planowanie. Zmiany dotyczą jednak również znacznie bardziej codziennych procesów, takich jak wyszukiwanie i zakup komponentów technicznych.
Dla specjalistów technicznych znalezienie odpowiedniej części jest często dopiero początkiem procesu. Trzeba ustalić jej oznaczenie, sprawdzić parametry, znaleźć producenta lub zamiennik, zweryfikować dostępność, a następnie przekazać informacje potrzebne do zakupu. Jeżeli dane znajdują się w kilku różnych miejscach, stosunkowo proste zadanie może wymagać przeglądania wielu katalogów, stron internetowych i ofert.
Cyfrowe narzędzia zakupowe mogą skrócić część tej drogi. Ich znaczenie nie polega jednak wyłącznie na przeniesieniu papierowego katalogu do internetu. Największą wartością jest możliwość szybkiego przeszukiwania dużej liczby produktów, porównywania informacji i przechodzenia od parametrów technicznych do konkretnego komponentu.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Jak wygląda proces wyszukiwania komponentów technicznych?
- Co jest ważne dla działu UR przy korzystaniu z cyfrowej platformy zakupowej?
- Jakie parametry i filtry warto ustawiać szukając produktów?
- W jaki sposób dostęp do informacji o zamiennikach i stanach magazynowych może usprawnić zakupy techniczne?
- Gdzie cyfryzacja pozwala skrócić drogę od identyfikacji części do jej zamówienia?
Jak wygląda tradycyjne wyszukiwanie komponentów technicznych?
Punktem wyjścia może być bardzo konkretna informacja – potrzebny jest element o określonym symbolu, elektrozawór konkretnego producenta albo identyczny siłownik jak ten, który pracuje obecnie w maszynie. W takim przypadku wyszukiwanie jest stosunkowo proste – pod warunkiem że dany produkt jest nadal dostępny. Sytuacja komplikuje się, gdy oznaczenie jest nieczytelne, komponent został wycofany z produkcji, zmieniła się seria producenta albo potrzebny jest zamiennik. Wówczas zamiast wyszukania jednego symbolu rozpoczyna się proces identyfikacji części.
Pracownik może sprawdzić dokumentację maszyny, katalog producenta, archiwalne zamówienia, stronę internetową dostawcy czy dokumentację techniczną konkretnej serii. Jeśli nie znajdzie odpowiedzi, kolejnym krokiem bywa kontakt z dostawcą i przekazanie parametrów, zdjęć lub oznaczeń z tabliczki znamionowej. Trzeba przy tym pamiętać, że samo znalezienie produktu nie kończy zadania. Należy jeszcze upewnić się, czy wybrana część rzeczywiście spełnia wymagania techniczne i czy można ją otrzymać w terminie odpowiadającym potrzebom zakładu.
Problem rozproszenia informacji o częściach jest jednym z powodów rozwoju cyfrowych katalogów. VDMA (Stowarzyszenie Producentów Maszyn i Urządzeń, niem. Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.) wskazuje, że takie rozwiązania pozwalają udostępniać informacje dotyczące części, serwisu, konserwacji i napraw w jednym cyfrowym środowisku. Jednym z celów ich wdrażania jest usprawnienie dostępu do informacji i procesu zamawiania części.
,,Aktualne dane i dokumenty istotne z punktu widzenia serwisu, konserwacji, napraw oraz sprzedaży części zamiennych mogą być sprawnie udostępniane w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji i przez całą dobę. Firmy zyskują również możliwość znacznie łatwiejszego aktualizowania istotnych danych oraz udostępniania ich w większej liczbie wersji językowych, co ma szczególne znaczenie ze względu na wysoki udział eksportu w tej branży [przemysłowej].
Użytkownik katalogu może znaleźć potrzebne informacje lub zamówić części zamienne za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Pozwala to znacznie usprawnić dostarczanie pracownikom serwisu niezbędnych informacji i części. Zapewnienie odpowiednich części, narzędzi i informacji nie tylko ogranicza koszty związane z pracą personelu serwisowego, lecz także skraca czas reakcji obsługi serwisowej. W efekcie przekłada się to na znacznie większą dostępność maszyn oraz wyższy poziom zadowolenia klientów.” – wskazuje VDMA.
Czego potrzebuje dział UR od cyfrowego systemu zakupowego?
Z punktu widzenia utrzymania ruchu najważniejsza nie jest liczba funkcji dostępnych na platformie, lecz możliwość znalezienia właściwego komponentu na podstawie informacji, które rzeczywiście są dostępne. Raz będzie to pełny symbol katalogowy, innym razem nazwa producenta, a jeszcze innym – jedynie zestaw podstawowych parametrów technicznych. Dlatego skuteczny system nie powinien wymagać, aby użytkownik zawsze rozpoczynał wyszukiwanie od konkretnego numeru produktu.
Parametry techniczne powinny pozwalać na ocenę, czy znaleziony produkt odpowiada wymaganiom konkretnej aplikacji. W zależności od rodzaju komponentu mogą to być między innymi wymiary, sposób montażu, zakres ciśnienia, napięcie, materiał wykonania czy rodzaj przyłącza. W cyfrowych platformach do zakupów technicznych doceniana jest również możliwość znalezienia zamiennika. W utrzymaniu ruchu nie zawsze potrzebny jest dokładnie ten sam produkt, który został zastosowany przez producenta maszyny kilka lub kilkanaście lat wcześniej. Jeżeli komponent nie jest już dostępny albo czas oczekiwania jest zbyt długi, rozwiązaniem może być odpowiednio dobrany zamiennik.
Cyfrowy system zakupowy powinien więc łączyć kilka rodzajów informacji: co to za produkt, jakie ma parametry, jakie są dostępne alternatywy i czy można go obecnie zamówić.
Wyszukiwanie po parametrach zamiast przeglądania katalogów
Symbol katalogowy jest jednym z najprostszych sposobów identyfikacji komponentu, ale nie zawsze jest dostępny. Oznaczenie może być uszkodzone lub nieczytelne, dokumentacja maszyny może być niekompletna, a produkt – pochodzić z serii, która nie jest już produkowana. Wtedy ważniejsza od znajomości symbolu staje się możliwość opisania tego, czego właściwie potrzebujemy.
Przykładowo przy wyborze siłownika pneumatycznego znaczenie mogą mieć średnica tłoka, skok, sposób działania czy rodzaj mocowania. W przypadku elektrozaworu będą to między innymi liczba dróg i położeń, rodzaj przyłącza, zakres ciśnienia czy napięcie cewki. Tradycyjnie oznacza to często przejście do odpowiedniej kategorii w katalogu producenta i stopniowe zawężanie dostępnych wariantów. Jeśli poszukiwany produkt może pochodzić od różnych producentów, ten sam proces trzeba wykonać w kilku katalogach.
Wyszukiwanie parametryczne odwraca tę zależność. Punktem wyjścia nie jest producent i jego katalog, ale wymagania techniczne komponentu. Użytkownik określa interesujące go cechy, a system zawęża bazę produktów do pozycji spełniających podane kryteria. Nadal trzeba wiedzieć, które parametry są istotne dla prawidłowego działania części, ale takie rozwiązanie ogranicza czas poświęcany na ręczne przeglądanie produktów, które już na podstawie podstawowych danych można wykluczyć.
Dobrą praktyką jest także możliwość filtrowania zawartości katalogu w celu dotarcia do informacji właściwych dla określonej konfiguracji produktu. Platforma e-commerce do zakupów technicznych przestaje więc być wyłącznie listą pozycji, a staje się narzędziem pomagającym przejść od wymagań do konkretnej części.
Dostępność produktu i droga od wyszukania do zamówienia
Wśród ważnych dla zamawiającego elementów platformy jest informacja, czy produkt jest obecnie dostępny i kiedy może znaleźć się w zakładzie. Podczas awarii lub w sytuacji, gdy zapas magazynowy części krytycznej zbliża się do minimum, odpowiednio dobrany zamiennik może być rozwiązaniem problemu. Alternatywą jest produkt idealnie odpowiadający wymaganiom technicznym, ale dostępny dopiero za kilka tygodni.
Jeżeli wyszukiwarka łączy dane techniczne, informacje o alternatywach oraz dostępności, kilka z tych czynności można wykonać w jednym miejscu. Połączenie cyfrowej platformy zakupowej z innymi źródłami danych może usprawniać proces zamówienia, a użytkownik może dotrzeć do potrzebnych informacji lub części w kilku krokach. Przy bardziej skomplikowanych aplikacjach nadal potrzebna może być konsultacja techniczna – warto więc korzystać z usług dostawców, którzy oferują wsparcie eksperta w procesie zakupu.
Podsumowanie
Cyfryzacja zakupów technicznych nie sprowadza się do możliwości zamówienia produktu przez internet. Jej znaczenie zaczyna się znacznie wcześniej, bo na etapie identyfikacji potrzeby, wyszukiwania odpowiedniego komponentu i sprawdzania możliwych alternatyw. Dla działów technicznych i służb utrzymania ruchu oznacza to możliwość ograniczenia czasu poświęcanego na przeglądanie katalogów, stron producentów i ofert kolejnych dostawców. Wyszukiwanie po symbolu, producencie lub parametrach technicznych pozwala rozpocząć proces od informacji, które użytkownik rzeczywiście posiada.
Jeżeli w tym samym miejscu można dodatkowo sprawdzić zamienniki i dostępność produktów, skraca się również droga od określenia potrzeby do decyzji zakupowej. Jedna wyszukiwarka może być pierwszym miejscem wyszukiwania, które pozwala szybko zawęzić dostępne możliwości i dopiero wtedy sięgnąć po szczegółową dokumentację, jeśli jest potrzebna.
FAQ
Czy cyfrowa platforma zakupowa może zastąpić katalogi producentów?
Nie całkowicie. Może być pierwszym miejscem wyszukiwania produktu, natomiast przy szczegółowym doborze nadal warto korzystać z dokumentacji technicznej producenta.
Co to jest wyszukiwanie parametryczne?
To sposób wyszukiwania produktów na podstawie ich cech technicznych, np. wymiarów, ciśnienia roboczego, napięcia czy rodzaju przyłącza.
Czy do znalezienia części potrzebny jest jej symbol katalogowy?
Nie zawsze. Jeśli platforma umożliwia wyszukiwanie parametryczne, produkt można znaleźć również na podstawie producenta, kategorii lub jego najważniejszych parametrów.
Dlaczego informacja o dostępności części jest ważna dla utrzymania ruchu?
Pozwala już na etapie wyszukiwania ocenić, czy dany komponent można otrzymać w wymaganym terminie, czy warto rozważyć dostępny zamiennik.
Jak cyfryzacja może usprawnić zakupy techniczne?
Może ograniczyć liczbę źródeł, które trzeba przeszukać, oraz ułatwić dostęp do parametrów, zamienników i informacji o dostępności produktów.
