Spis treści
Wprowadzenie
Zakupy planowane i zakupy awaryjne w utrzymaniu ruchu oznaczają dwa różne sposoby realizacji zakupów technicznych. Jeżeli wymiana danej części została przewidziana podczas planowanego remontu, pracownik utrzymania ruchu może wcześniej sprawdzić parametry, zebrać kilka ofert, porównać producentów, terminy dostawy i ceny. Jeżeli jednak część uległa awarii i zatrzymała maszynę, hierarchia kryteriów zmienia się niemal natychmiast. Najważniejsze staje się to, czy właściwy element jest dostępny i jak szybko może dotrzeć do zakładu.
Zakupy awaryjne zdarzają się dosyć często. Z badania przeprowadzonego wśród 112 osób odpowiedzialnych za utrzymanie ruchu, obsługę techniczną lub zaopatrzenie w polskich firmach produkcyjnych wynika, że 61% respondentów dokonuje zakupów awaryjnych co najmniej kilka razy w miesiącu. Jednocześnie zakupy planowane również odbywają się regularnie – 26% badanych realizuje je kilka razy w tygodniu, a kolejne 25% kilka razy w miesiącu.
W praktyce to znaczy, że w jednym zakładzie funkcjonują równolegle dwa tryby zakupów technicznych. Różnią się nie tylko czasem, jaki można przeznaczyć na zakup. Inaczej wygląda wybór dostawcy, sposób kontaktu, porównywanie ofert, akceptowalny termin odpowiedzi, a przede wszystkim odpowiedź na pytanie – co w danym momencie oznacza korzystny zakup?
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Czym różnią się zakupy planowane od zakupów awaryjnych w utrzymaniu ruchu?
- Jak zmieniają się kryteria wyboru produktu i dostawcy w zależności od trybu zakupu?
- Dlaczego podczas awarii dostępność i szybkość reakcji mogą być ważniejsze od ceny?
- Jakiego czasu odpowiedzi oczekuje utrzymanie ruchu przy zakupach planowanych i awaryjnych?
- Jaką rolę odgrywa dostawca w sytuacji awaryjnej?
Pobierz raport „Służby Utrzymania Ruchu 2026” i poznaj wyniki badania przeprowadzonego wśród osób współdecydujących o zakupach technicznych w polskich firmach produkcyjnych. Raport obejmuje również codzienne problemy UR, współpracę wewnątrz organizacji oraz relacje z dostawcami.
Zakupy planowane a zakupy awaryjne
Zakupy planowane w utrzymaniu ruchu można przewidzieć z wyprzedzeniem. Mogą wynikać między innymi z harmonogramów przeglądów, remontów, planowanej wymiany części eksploatacyjnych czy przygotowania zapasu komponentów. Pracownik wie, czego będzie potrzebował i kiedy dany element powinien znaleźć się w zakładzie.
Czas daje w takim przypadku możliwość przeprowadzenia pełniejszego procesu zakupowego. Można dokładnie zweryfikować parametry produktu, sprawdzić dostępne rozwiązania, zapytać o zamienniki, wysłać zapytania do kilku dostawców oraz porównać ceny i warunki dostawy. Potwierdzają to wyniki raportu: 80% badanych przy zakupach planowanych porównuje oferty 2-3 dostawców.
Proces nie wymaga również natychmiastowej komunikacji. Podstawowym kanałem kontaktu jest e-mail – korzysta z niego 88% respondentów. W przypadku czasu odpowiedzi 51% oczekuje jej następnego dnia, 17% jeszcze tego samego dnia. Łącznie oznacza to, że 68% badanych oczekuje odpowiedzi w ciągu jednego dnia roboczego. 26% akceptuje odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy dochodzi do nieplanowanego zatrzymania maszyny. Zakup awaryjny rozpoczyna się w momencie, w którym czas sam staje się kosztem. Brak stosunkowo niedrogiego zaworu, siłownika, czujnika czy innego komponentu może uniemożliwiać uruchomienie znacznie droższej maszyny lub fragmentu linii produkcyjnej.
W takim przypadku rozbudowane porównywanie ofert traci swój sens. Dodatkowa godzina przeznaczona na poszukiwanie produktu tańszego o kilkadziesiąt czy kilkaset złotych może nie mieć ekonomicznego uzasadnienia, jeżeli w tym czasie zakład ponosi koszty przestoju. Celem procesu zakupowego staje się przede wszystkim możliwie szybkie przywrócenie sprawności maszyny.
Dane dobrze pokazują skalę tej presji. 74% badanych oczekuje odpowiedzi dostawcy w czasie krótszym niż dwie godziny, a 90% respondentów przynajmniej raz zdecydowało się zapłacić więcej, aby szybciej otrzymać potrzebną część.
Zmienia się również sposób komunikacji. Podczas zakupów awaryjnych najczęściej wykorzystywany jest telefon – wskazało go 55% respondentów. E-mail wybiera 38%, a sklep internetowy zaledwie 4%. W takiej sytuacji możliwość bezpośredniej rozmowy z osobą, która potrafi szybko potwierdzić dostępność produktu, zweryfikować parametry lub wskazać odpowiedni zamiennik, może skrócić cały proces.
Jakie są różnice w wartościach, które liczą się dla zamawiającego?
Najlepiej widać to po kryteriach wyboru. Przy zakupach planowanych 46% respondentów zalicza cenę do trzech kluczowych aspektów, 39% wskazuje terminowość dostawy, a 38% jakość lub trwałość produktu. Gdy badani mają wskazać tylko jeden najważniejszy czynnik, ponownie na pierwszym miejscu znajduje się cena – wybiera ją 22% respondentów.
,,Kiedy UR potrzebuje czegoś ,,na już”, to nie jest tak, że cena w ogóle nie jest ważna. Zwracamy na nią uwagę. To nie jest tak, że dostawca może sprzedać część za dowolną kwotę i klient tyle zapłaci. Ale często sam element, którego UR potrzebuje w danym momencie to nie jest duży wydatek, zwykle jest to kwota, którą specjalista może zaakceptować bez zgody dyrektora czy prezesa. Akceptując cenę ktoś może dołożyć kilkanaście czy kilkadziesiąt złotych, bo w tej sytuacji to nie ma praktycznie żadnego znaczenia. Jeżeli linia będzie stała godzinę, dwie, trzy, to w tej sytuacji czas dostawy jest najważniejszy.” – Korneliusz Bzymek, Research Manager, Badacz na godziny w IRSM.
Jest to naturalne w procesie, w którym dostępny czas pozwala przeanalizować kilka wariantów. Jeżeli trzy produkty spełniają wymagania techniczne i mogą zostać dostarczone przed planowanym terminem remontu, cena może stać się jednym z głównych elementów różnicujących oferty.
Nie oznacza to jednak, że w zakupach planowanych liczy się wyłącznie najniższa cena. Wśród kryteriów wymienianych w badaniu znalazły się również zaufanie do dostawcy, możliwość negocjacji, możliwość zastosowania zamiennika, dostępność producentów, doradztwo techniczne, szerokość asortymentu czy dostępność „na półce”.
Zakupy planowane dają więc możliwość szerszej optymalizacji. Zamawiający może porównać koszt produktu z jego trwałością, terminem dostawy i parametrami technicznymi. Może również sprawdzić, czy zastosowanie zamiennika będzie uzasadnione albo czy warto ujednolicić wykorzystywane komponenty.
W awarii dostępność wyprzedza cenę
Podczas zakupu awaryjnego hierarchia jest inna. Najważniejszym pojedynczym czynnikiem okazuje się dostępność produktu „na półce” – wskazuje ją 33% badanych. Drugie miejsce zajmuje szybkość reakcji z wynikiem 31%.
Dlaczego cena schodzi wówczas na dalszy plan? Ponieważ trzeba ją rozpatrywać razem z kosztem czasu. Załóżmy, że właściwy komponent można kupić u jednego dostawcy taniej, ale będzie dostępny następnego dnia. Drugi dostawca oferuje ten sam lub odpowiedni zamiennik drożej, jednak jest w stanie wysłać go natychmiast. Jeżeli część jest potrzebna do uruchomienia zatrzymanej maszyny, różnica w cenie produktu może być znacznie mniejsza niż koszt dodatkowych godzin przestoju.
Właśnie dlatego wynik mówiący, że 90% badanych przynajmniej raz zapłaciło więcej za szybsze otrzymanie części, jest tak istotny. Nie musi oznaczać rezygnacji z kontroli kosztów. Pokazuje raczej, że w sytuacji awaryjnej koszt komponentu jest tylko jednym z elementów szerszego rachunku ekonomicznego.
Czas odpowiedzi staje się elementem oferty
W zakupach technicznych czas dostawy i czas reakcji nie są tym samym. Dostawca może mieć produkt dostępny w magazynie, ale informacja o tym niewiele pomoże, jeżeli potwierdzenie dostępności lub dobór właściwego elementu zajmie kilka godzin.
W trybie planowanym taka różnica często nie będzie krytyczna. Jeżeli remont zaplanowano za dwa tygodnie, odpowiedź otrzymana następnego dnia może w pełni odpowiadać potrzebom zamawiającego. Przy zatrzymanej maszynie nawet godzina oczekiwania na potwierdzenie może natomiast wydłużać przestój.
Stąd duża różnica widoczna w raporcie: 74% badanych oczekuje w trybie awaryjnym reakcji do dwóch godzin, podczas gdy przy zakupach planowanych 68% akceptuje odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego. Zestawienie obu procesów w raporcie pokazuje również zmianę dominującego kanału komunikacji – z telefonu podczas awarii na e-mail przy zakupach planowanych. Dostawca obsługujący przemysł powinien zatem rozumieć, w jakim trybie znajduje się klient. Ta sama odpowiedź wysłana następnego dnia może być wystarczająca przy planowanym remoncie i zdecydowanie zbyt późna podczas awarii.
Wartość dostawcy = reakcja na awarię
Dwa tryby zakupów wpływają także na oczekiwania wobec dostawców. Przy zakupie planowanym ważna może być możliwość porównania wariantów, przygotowania oferty, negocjacji czy znalezienia rozwiązania zapewniającego korzystną relację ceny do parametrów. W awarii rośnie znaczenie zupełnie innych kompetencji:
- szybkiego sprawdzenia stanów magazynowych,
- identyfikacji części,
- potwierdzenia kompatybilności zamiennika,
- zorganizowania możliwie szybkiej dostawy,
- znajomość zakładu i jego specyfiki.
Nieprzypadkowo relacje z dostawcami okazują się stosunkowo stabilne. 65% badanych współpracuje na stałe z 2-3 dostawcami, a połowa praktycznie nigdy nie zmienia głównego dostawcy z obszaru pneumatyki. Raport zwraca przy tym uwagę na rolę opiekuna handlowego, który zna specyfikę zakładu i może pomóc zorganizować dostawę w krytycznym momencie.
Zaufanie nie oznacza bezwarunkowej lojalności. Badanych najbardziej irytują długi czas oczekiwania – 44% wskazań, oraz niedotrzymywanie terminów, wskazane przez 27%. Lepsza oferta jest powodem zmiany dostawcy dla 72% respondentów. Wśród argumentów mogących przekonać do współpracy znajdują się konkurencyjne ceny, trudno dostępne części oraz szybka reakcja.
Pokazuje to, że trudno stworzyć jeden uniwersalny model „dobrego zakupu technicznego”. Wartość konkretnego kryterium zależy od sytuacji, w której znajduje się zakład. Raz będzie nią możliwość spokojnego porównania cen i warunków, innym razem natychmiastowa informacja, że potrzebna część jest dostępna i może jeszcze tego samego dnia rozpocząć drogę do zakładu.
Podsumowanie
Zakupy planowane i zakupy awaryjne w utrzymaniu ruchu to dwa odmienne procesy, nawet jeżeli ich przedmiotem jest dokładnie ten sam komponent. W pierwszym przypadku czas pozwala porównywać rozwiązania, analizować parametry, negocjować i szukać korzystniejszej ceny. W drugim punktem odniesienia staje się przede wszystkim czas potrzebny do przywrócenia sprawności maszyny.
Potwierdzają to dane z raportu. Przy zakupach awaryjnych najważniejszym pojedynczym kryterium jest dostępność produktu „na półce”, a 74% badanych oczekuje odpowiedzi do dwóch godzin. Przy zakupach planowanych na pierwsze miejsce wysuwa się cena, 80% respondentów porównuje 2-3 dostawców, a podstawowym kanałem komunikacji jest e-mail.
Nie oznacza to, że podczas awarii cena przestaje mieć znaczenie, a przy zakupach planowanych czas można ignorować. Zmienia się przede wszystkim waga poszczególnych kryteriów. Koszt części trzeba zestawić z kosztem przestoju, termin dostawy z harmonogramem prac, a sposób komunikacji z pilnością zapotrzebowania.
FAQ
Czym różnią się zakupy planowane od zakupów awaryjnych?
Zakupy planowane dają czas na porównanie ofert, parametrów i cen, natomiast w zakupach awaryjnych priorytetem stają się dostępność części i szybkość jej dostarczenia.
Co jest najważniejsze przy zakupach awaryjnych?
Najważniejszym pojedynczym kryterium jest dostępność produktu „na półce”, którą wskazało 33% badanych.
Co jest najważniejsze przy zakupach planowanych?
Przy zakupach planowanych największe znaczenie ma cena – 46% respondentów zalicza ją do trzech kluczowych kryteriów wyboru.
Jak szybko dostawca powinien odpowiadać na zapytanie awaryjne?
74% badanych oczekuje odpowiedzi w czasie do dwóch godzin, podczas gdy przy zakupach planowanych 68% akceptuje odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego.
Czy podczas awarii cena części nadal ma znaczenie?
Tak, jednak jej znaczenie należy rozpatrywać razem z kosztem przestoju i czasem potrzebnym na ponowne uruchomienie maszyny.
