Spis treści
Wprowadzenie
Lean Procurement wykorzystuje zasady Lean Management do doskonalenia procesów zakupowych. Zamiast koncentrować się wyłącznie na cenie produktu, to podejście obejmuje cały proces – od powstania zapotrzebowania, przez identyfikację produktu i wybór dostawcy, aż po dostawę, fakturę i ewentualną reklamację.
W zakupach technicznych możliwości optymalizacji mogą dotyczyć między innymi sposobu wyszukiwania produktów, liczby zapytań ofertowych i dostawców, konsolidacji zamówień i dostaw, obsługi dokumentów, procedur akceptacji oraz przepływu informacji między zakupami a utrzymaniem ruchu. Celem Lean Procurement jest więc identyfikacja czynności, które rzeczywiście tworzą wartość, oraz ograniczenie tych, które generują koszty, opóźnienia lub dodatkową pracę bez proporcjonalnej korzyści dla organizacji.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Czym jest Lean Procurement i jak można wykorzystać go w zakupach technicznych?
- Jakie zasady Lean Management stosuje się w procesach zakupowych?
- Które elementy procesu zakupowego można optymalizować?
- Jak w praktyce może wyglądać doskonalenie procesu zgodnie z Lean?
- Jakie korzyści może przynieść Lean Procurement?
Czym jest Lean Procurement?
Lean Procurement można tłumaczyć dosłownie jako ,,szczupłe zarządzanie zakupami”. Jest to podejście polegające na organizowaniu procesów zakupowych w taki sposób, aby dostarczać przedsiębiorstwu potrzebne produkty i usługi przy możliwie małej liczbie zbędnych operacji. Lean Procurement koncentruje się na wszystkich działaniach prowadzących od pojawienia się potrzeby do jej zaspokojenia.
W przypadku zakupu części do maszyny proces może rozpocząć się już w chwili, gdy pracownik utrzymania ruchu identyfikuje potrzebny komponent. Następnie trzeba znaleźć jego oznaczenie, określić wymagane parametry, sprawdzić dostępność, wyszukać dostawcę, uzyskać ofertę, przeprowadzić zakup i przyjąć dostawę. Na końcu pozostaje jeszcze obsługa faktury i pozostałych dokumentów.
Z perspektywy Lean każdy z tych etapów można przeanalizować. Pytanie brzmi – które czynności są rzeczywiście niezbędne, a które wynikają jedynie ze sposobu, w jaki przez lata zorganizowano proces?
Dobrym przykładem jest zakup stosunkowo taniego komponentu technicznego. Firma może wymagać zebrania trzech ofert niezależnie od wartości zamówienia. Pracownik wyszukuje więc dostawców, wysyła zapytania, czeka na odpowiedzi i porównuje ceny. Jeżeli pozwoli to kupić produkt o kilkadziesiąt złotych taniej, warto zestawić tę oszczędność z czasem pracy wszystkich osób uczestniczących w procesie.
Lean Procurement nie zakłada, że porównywanie ofert jest niepotrzebne. Chodzi o to, aby nakład pracy był proporcjonalny do wartości, ryzyka i znaczenia konkretnego zakupu.
Jakie zasady czerpie Lean Procurement z Lean Managementu?
Lean Procurement wykorzystuje pięć podstawowych zasad Lean Thinking, przenosząc je na proces zakupowy:
- Wartość (value) – określenie, co rzeczywiście tworzy wartość. W zakupach technicznych może to być nie tylko cena, ale również dostępność produktu, termin dostawy, jakość czy ograniczenie ryzyka przestoju.
- Strumień wartości (value stream) – analiza całego procesu od pojawienia się potrzeby do dostawy i rozliczenia zakupu. Pozwala wskazać zbędne czynności, powtórzenia i miejsca generujące dodatkowe koszty.
- Przepływ (flow) – ograniczanie przestojów i oczekiwania pomiędzy kolejnymi etapami procesu, np. na akceptację zamówienia, informacje techniczne czy odpowiedź dostawcy.
- System ssący (pull) – powiązanie działań zakupowych z rzeczywistym zapotrzebowaniem. W zakupach technicznych trzeba przy tym uwzględnić krytyczność części, czas dostawy i wymagany poziom zapasów.
- Dążenie do doskonałości (perfection) – ciągłe analizowanie i usprawnianie procesu, np. poprzez eliminowanie powtarzalnych operacji, skracanie czasu realizacji i ograniczanie źródeł błędów.
Te zasady pozwalają spojrzeć na zakupy jako na cały proces wymagający optymalizacji, a nie wyłącznie etap wyboru dostawcy i negocjowania ceny.
Co można optymalizować w strategiach zakupów technicznych?
Lean Procurement może obejmować wiele etapów procesu zakupowego. W przypadku zakupów technicznych optymalizacji można poddać między innymi:
- wyszukiwanie i identyfikację produktów – ograniczenie czasu potrzebnego na ponowne wyszukiwanie tych samych części i informacji technicznych,
- zapytania ofertowe – dopasowanie liczby ofert i zakresu porównania do wartości oraz ryzyka zakupu,
- bazę dostawców – ocenę, czy liczba dostawców odpowiada rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa,
- składanie i akceptowanie zamówień – uproszczenie ścieżek decyzyjnych i ograniczenie powtarzalnych czynności,
- dostawy – konsolidację zamówień tam, gdzie pozwalają na to terminy i charakter zapotrzebowania,
- przepływ informacji – usprawnienie wymiany danych między utrzymaniem ruchu, zakupami, magazynem i innymi działami,
- obsługę faktur i dokumentów – ograniczenie liczby dokumentów oraz operacji potrzebnych do ich przetworzenia.
Jak takie doskonalenie może wyglądać w praktyce? Dobrym przykładem jest właśnie obsługa faktur.
Pierwszym krokiem zgodnym z Lean jest spojrzenie na cały proces. Fakturę trzeba odebrać, wprowadzić lub zaimportować do systemu, powiązać z zamówieniem, zweryfikować jej zgodność, skierować do odpowiedniej osoby, zaakceptować i zaksięgować. Jeżeli firma współpracuje z dużą liczbą dostawców i realizuje wiele niewielkich zamówień, liczba takich operacji może być znaczna.
Następnie należy znaleźć miejsca, w których występuje marnotrawstwo lub niepotrzebne powtórzenia. Może się okazać, że pracownicy wielokrotnie wprowadzają te same dane, wyjaśniają rozbieżności pomiędzy zamówieniem a fakturą albo czekają na jej zatwierdzenie. Problemem nie musi być więc samo księgowanie dokumentu, ale sposób organizacji całego procesu.
Kolejnym krokiem jest znalezienie przyczyny. Jeżeli duża liczba faktur wynika z realizowania wielu drobnych zamówień u różnych dostawców, samo przyspieszenie księgowania nie rozwiązuje problemu u źródła. Rozwiązaniem może być na przykład konsolidacja części zamówień lub zakupów u mniejszej liczby dostawców, dzięki czemu kilka oddzielnych dokumentów można zastąpić jednym.
Na końcu warto sprawdzić efekt wprowadzonej zmiany – porównać liczbę faktur, czas potrzebny na ich obsługę, liczbę korekt czy przypadków wymagających dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli proces nadal generuje zbędną pracę, można szukać kolejnych usprawnień.
Na tym właśnie polega Lean Procurement – nie na jednorazowym cięciu kosztów, lecz na analizowaniu procesu, identyfikowaniu źródeł marnotrawstwa, wprowadzaniu zmian i sprawdzaniu ich efektów. W przypadku faktur końcowym rezultatem może być nie tylko mniej dokumentów, ale przede wszystkim mniej pracy administracyjnej związanej z całym procesem zakupowym.
O zakupach w przemyśle, mądrych strategiach zakupowych i budowaniu relacji z dostawcami rozmawialiśmy niedawno w odcinku ,,Zakupy vs Utrzymanie Ruchu. Jak zamienić konflikt w synergię?”. Gościem Pawła Oskroby w ramach podcastu JEDEN na JEDEN był Grzegorz Olechniewicz, Prezes Zarządu i konsultant biznesowy w zakresie zarządzania zakupami w Goodman Group.
Jakie korzyści daje Lean Procurement?
Najbardziej bezpośrednią korzyścią jest skrócenie czasu potrzebnego do przeprowadzenia procesu zakupowego. Mniej ręcznych operacji, krótsze ścieżki akceptacji, uporządkowane dane produktowe i ograniczenie powtarzalnych zapytań pozwalają szybciej przechodzić od potrzeby do zamówienia.
Drugim efektem jest obniżenie kosztu procesu, nawet jeżeli cena samych produktów pozostaje na podobnym poziomie. Mniej zapytań, zamówień, dostaw i faktur oznacza mniej operacji wykonywanych przez pracowników. Lean Procurement pozwala więc spojrzeć szerzej na całkowity koszt zakupu. Cena na fakturze jest jednym z jego elementów, ale obok niej występują koszty czasu pracy, transportu, magazynowania, obsługi dokumentów, reklamacji czy błędnie dobranych produktów.
W zakupach technicznych ważną korzyścią może być również ograniczenie ryzyka błędów. Standaryzacja produktów i danych, jasny podział odpowiedzialności oraz uporządkowany przepływ informacji zmniejszają liczbę miejsc, w których może dojść do pomyłki. A mniej błędów to więcej czasu dla specjalistów.
Podsumowanie
Lean Procurement pozwala spojrzeć na zakupy techniczne szerzej niż przez pryzmat ceny pojedynczego produktu. Znaczenie ma cały proces prowadzący do jego pozyskania – czas poświęcony na wyszukiwanie, porównywanie ofert, składanie i akceptowanie zamówień, obsługę dostaw, faktur czy komunikację pomiędzy działami. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala ocenić, gdzie rzeczywiście powstają koszty i które czynności warto usprawnić.
Dodatkowa weryfikacja dostawcy, utrzymywanie alternatywnych źródeł zaopatrzenia czy rozbudowana ścieżka akceptacji mogą być uzasadnione w przypadku produktów krytycznych, dużych wydatków lub wysokiego ryzyka. Zgodnie z podejściem Lean proces powinien być przede wszystkim adekwatny do wartości i znaczenia danego zakupu.
Wdrożenie Lean Procurement nie musi więc rozpoczynać się od dużej reorganizacji. Pierwszym krokiem może być przeanalizowanie wybranego procesu i sprawdzenie, gdzie pojawiają się powtarzalne czynności, oczekiwanie, błędy lub operacje niewnoszące wartości. Takie podejście pozwala stopniowo budować proces zakupowy, który angażuje mniej zasobów, a jednocześnie odpowiada na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa.
FAQ
Co to jest Lean Procurement?
Lean Procurement to podejście wykorzystujące zasady Lean Management do upraszczania procesów zakupowych, ograniczania marnotrawstwa i lepszego wykorzystania zasobów.
Jakie zasady Lean wykorzystuje Lean Procurement?
Lean Procurement wykorzystuje pięć zasad Lean Thinking: wartość, strumień wartości, przepływ, system ssący (pull) oraz dążenie do doskonałości.
Co można optymalizować w zakupach technicznych?
Optymalizacja może obejmować m.in. wyszukiwanie produktów, zapytania ofertowe, bazę dostawców, akceptację zamówień, dostawy, przepływ informacji oraz obsługę faktur.
Czy Lean Procurement oznacza wybieranie najtańszych ofert?
Nie, ponieważ pod uwagę bierze się nie tylko cenę produktu, ale również czas i zasoby potrzebne do realizacji zakupu, ryzyko oraz inne koszty związane z całym procesem.
Jak rozpocząć wdrażanie Lean Procurement?
Pierwszym krokiem może być przeanalizowanie wybranego procesu zakupowego i zidentyfikowanie powtarzalnych czynności, przestojów, błędów oraz działań, które nie tworzą wartości.
