Spis treści
Wprowadzenie
Optymalizacja procesów administracyjnych w firmie przemysłowej często pozostaje w cieniu działań związanych bezpośrednio z produkcją. Łatwo zmierzyć czas cyklu maszyny, liczbę wyprodukowanych detali czy długość przestoju. Trudniej zauważyć godziny poświęcone każdego miesiąca na wprowadzanie danych, przekazywanie dokumentów, uzyskiwanie akceptacji, sprawdzanie statusów czy uzgadnianie płatności.
Tymczasem za każdym zakupem technicznym stoi nie tylko fizyczna dostawa produktu, ale również przepływ informacji i dokumentów pomiędzy kilkoma osobami lub działami. Im więcej dostawców, zamówień i sposobów rozliczania, tym bardziej rozbudowane staje się administracyjne zaplecze zakupów. Jak projektować procesy administracyjne, aby wymagały mniej powtarzalnej pracy i co zmienia w tym obszarze JEDNA faktura?
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Jakie procesy administracyjne towarzyszą zakupom technicznym w firmie przemysłowej?
- Dlaczego duża liczba niewielkich transakcji zwiększa liczbę czynności administracyjnych?
- Jak standaryzacja i automatyzacja pomagają upraszczać procesy administracyjne?
- Dlaczego ograniczenie liczby dokumentów może być kolejnym etapem optymalizacji?
- Jak JEDNA faktura może usprawnić pracę administracji i działu finansowego?
Jakie są procesy administracyjne w firmie przemysłowej?
Procesy administracyjne to wszystkie działania, które umożliwiają prawidłową realizację i rozliczenie operacji przedsiębiorstwa. Nie tworzą bezpośrednio produktu, ale są niezbędne, aby produkcja, zakupy, magazyn, finanse czy utrzymanie ruchu mogły ze sobą sprawnie współpracować.
Dobrym przykładem są zakupy techniczne. Zapotrzebowanie może powstać w utrzymaniu ruchu, ale jego realizacja angażuje również zakupy, magazyn, księgowość czy finanse. W zależności od organizacji proces może obejmować między innymi utworzenie zapotrzebowania, akceptację kosztu/wydatku , wystawienie zamówienia, rejestrację dostawy, kontrolę dokumentów, opisanie faktury, przypisanie jej do konkretnego budżetu, księgowanie i płatność.
To, co może być problematyczne to sytuacja, kiedy ten proces jest wielokrotnie powtarzany dla niewielkich, rozproszonych transakcji. Przykładowo dział utrzymania ruchu zamawia w ciągu miesiąca siłowniki pneumatyczne, elektrozawory, armaturę, łożyska i elementy automatyki. Jeżeli produkty pochodzą od kilku dostawców, organizacja może otrzymywać dokumenty w różnych terminach, na różnych warunkach i za pośrednictwem różnych kanałów. W rezultacie pracownik administracji nie obsługuje po prostu „zakupów technicznych”. Obsługuje wiele oddzielnych strumieni dokumentów, które trzeba prawidłowo rozpoznać, przyporządkować i rozliczyć.
Jak można uprościć procesy administracyjne?
Optymalizacja procesów administracyjnych nie powinna oznaczać wyłącznie przyspieszania pojedynczych czynności. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy wszystkie wykonywane operacje są potrzebne i dlaczego trzeba je wykonywać tak często.
Jednym z podstawowych kierunków jest standaryzacja. Jeżeli poszczególne działy korzystają z tych samych zasad opisywania zamówień, numerów projektów czy akceptacji wydatków, zmniejsza się liczba wyjątków wymagających indywidualnej obsługi. Zamiast za każdym razem ustalać, kto powinien zatwierdzić dokument i gdzie należy go przekazać, można oprzeć proces na określonym schemacie.
Drugim obszarem jest ograniczanie ręcznego przepisywania danych. Informacja wprowadzona na etapie zapotrzebowania nie powinna być ponownie ręcznie wpisywana do kolejnych dokumentów, jeżeli może zostać przeniesiona automatycznie pomiędzy systemami. Automatyzacja może usprawniać między innymi rejestrację dokumentów, ich dekretację, dopasowanie faktury do zamówienia czy kierowanie jej do odpowiedniej osoby.
,,Przykładem standaryzacji i cyfryzacji obiegu dokumentów jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Faktury ustrukturyzowane mają jednolity format, a integracja KSeF z systemem finansowo-księgowym umożliwia import danych z faktur bez konieczności ich ponownego ręcznego wprowadzania. To usprawnia przepływ dokumentów i ogranicza ryzyko błędów wynikających z przepisywania informacji. Ministerstwo Finansów wskazuje właśnie ujednolicenie procesu fakturowania, usprawnienie obiegu dokumentów oraz możliwość importu danych do systemów księgowych jako największe korzyści związane z KSeF.” – Anna Gidzińska, Główna Księgowa w Air-Com Pneumatyka Automatyka.
Jest jednak jeszcze jeden poziom optymalizacji – ograniczenie liczby zdarzeń uruchamiających proces. Automatyzacja może skrócić czas obsługi faktur, ale nie zmienia ich liczby. Dlatego w przypadku powtarzalnych zakupów warto analizować nie tylko to, jak szybciej obsłużyć dokument, ale również czy kilka dokumentów można zastąpić jednym.
Jak JEDNA faktura wpływa na optymalizację w dziale administracji i finansów?
Model JEDNEJ faktury opiera się właśnie na ograniczaniu liczby zdarzeń administracyjnych. Zamiast otrzymywać osobne dokumenty dotyczące kolejnych zakupów technicznych, przedsiębiorstwo może rozliczyć większą liczbę zamówień zbiorczo – jedną fakturą wystawioną na koniec miesiąca.
Załóżmy, że przedsiębiorstwo realizuje 25 niewielkich zakupów technicznych w miesiącu. Jeżeli każdy z nich generuje osobną fakturę, do działu administracji lub księgowości trafia 25 dokumentów. Każdy trzeba zarejestrować, sprawdzić, odpowiednio przypisać i uwzględnić w procesie płatności. Jeżeli te same zakupy mogą zostać objęte jednym zbiorczym dokumentem, część działań wykonywanych wcześniej wielokrotnie zostaje skupiona w jednym cyklu rozliczeniowym.
Dla działu finansowego oznacza to przede wszystkim bardziej uporządkowany harmonogram zobowiązań. Zamiast wielu dokumentów wpływających w różnych dniach miesiąca można pracować z mniejszą liczbą rozliczeń i terminów. Łatwiejsze może być dzięki temu planowanie płatności oraz kontrolowanie zobowiązań związanych z daną grupą zakupów.
Zmniejsza się również liczba potencjalnych punktów, w których proces może się zatrzymać. Każdy osobny dokument może wymagać przypisania, zatwierdzenia albo wyjaśnienia. Przy dużej liczbie faktur nawet niewielki odsetek wyjątków oznacza regularną pracę administracyjną. JEDNA faktura może również ułatwiać analizę wydatków. Zamiast zbierać dokumenty od wielu kontrahentów, administracja otrzymuje bardziej skonsolidowany obraz zakupów realizowanych w określonym kanale.
Podsumowanie
Optymalizacja procesów administracyjnych w firmie przemysłowej zaczyna się od spojrzenia na cały przepływ pracy, a nie na pojedynczą czynność. Samo szybsze księgowanie faktury nie rozwiązuje problemu, jeżeli organizacja nadal generuje setki dokumentów, wyjątków i osobnych ścieżek obsługi. Dlatego właśnie warto połączyć kilka działań – standaryzować sposób przekazywania informacji, ograniczać ręczne wprowadzanie danych, automatyzować powtarzalne czynności i tam, gdzie jest to uzasadnione, zmniejszać liczbę procesów wymagających obsługi.
JEDNA faktura jest przykładem właśnie tego ostatniego podejścia. Jej znaczenie nie sprowadza się do zastąpienia kilkudziesięciu dokumentów jednym plikiem. Chodzi o uproszczenie administracyjnego zaplecza zakupów – mniej dokumentów do obsłużenia, mniej oddzielnych rozliczeń i bardziej uporządkowany przepływ informacji pomiędzy zakupami, administracją i finansami.
W ten sposób optymalizacja administracji nie polega na tym, aby pracownicy wykonywali te same czynności coraz szybciej. Największą zmianą może być takie zaprojektowanie procesu, aby części z nich nie trzeba było wykonywać wielokrotnie.
FAQ
Na czym polega optymalizacja procesów administracyjnych?
Polega na upraszczaniu przepływu informacji i dokumentów, ograniczeniu zbędnych czynności oraz automatyzacji powtarzalnych operacji.
Jak można usprawnić procesy administracyjne w firmie?
Między innymi poprzez standaryzację procedur, automatyzację obiegu dokumentów, ograniczenie ręcznego wprowadzania danych oraz zmniejszenie liczby powtarzalnych operacji.
Dlaczego duża liczba faktur zwiększa pracę administracyjną?
Każdy dokument może wymagać rejestracji, weryfikacji, przypisania, zatwierdzenia, zaksięgowania i uwzględnienia w procesie płatności.
Na czym polega JEDNA faktura?
JEDNA faktura pozwala rozliczyć większą liczbę zakupów technicznych zbiorczo, zamiast otrzymywać osobny dokument dla kolejnych transakcji.
Jak JEDNA faktura usprawnia pracę administracji i finansów?
Ogranicza liczbę dokumentów i oddzielnych rozliczeń, dzięki czemu upraszcza obsługę zakupów oraz porządkuje proces związany z płatnościami.
